Epäkohtien käsittely

Suomen Malmijalostus Oy ottaa vastaan palautetta toiminnastaan omilta työntekijöiltään sekä ulkopuolisilta henkilöiltä ja yhteisöiltä. Jos olet erityisen huolestunut jostain toimintaamme liittyvästä asiasta ja katsot, että meidän pitäisi tarttua havaitsemaasi epäkohtaan, voit käyttää asian ilmaisemiseen tältä verkkosivustolta löytyvää palautekanavaa.

Miten ilmoitan epäkohdan?

Valitse tämän verkkosivuston ylänavigaatiosta Yhteystiedot-kohta. Sivun oikeaan reunaan avautuu palautekanava. Valitse alasvetovalikosta kohta ’Epäkohtien ilmoittaminen’ (engl. ’Whistleblowing’). Kirjoita asiasi valikon alapuolella olevaan viestikenttään. Huomaa, että voit tehdä ilmoituksen joko omalla nimelläsi tai nimeäsi ilmoittamatta. Paina lopuksi ’Lähetä’-painiketta.

Mitä tapahtuu, kun teen ilmoituksen?

Viestisi lähtee kanavan kautta kolmelle eri henkilölle Suomen Malmijalostuksessa. Tutustumme viestisi sisältöön, arvioimme asian ja vastaamme sinulle henkilökohtaisesti, mikäli olet jättänyt yhteystietosi. Informoimme laatimastamme vastauksesta myös hallituksen vastuullisuusvaliokunnan puheenjohtajaa. Lisäksi koostamme kaikista epäkohtia koskevista ilmoituksista yhteenvedon vastuullisuusvaliokunnalle kaksi kertaa vuodessa ja julkaisemme yhteenvetotiedot vuosiraportissamme.

Koska vastaatte viestiini?

Vastausaika riippuu siitä, kuinka laajasta asiasta on kyse. Pyrimme vastaamaan kahden viikon kuluessa. Jos asian selvittäminen vie enemmän aikaa, annamme kahden viikon kuluessa arvion siitä, koska pystymme vastaamaan. Vastaus sisältää tiedon siitä, miten tarvittaessa korjaamme toimintaamme ilmoituksesi perusteella.

Tulevatko nimeni ja ilmoitukseni julkisiksi, jos lähetän viestin omalla nimelläni?

Ilmoituksesi tarkka sisältö ja nimesi pysyvät yhtiön sisäisenä tietona, ellei ilmoituksesi johda tutkintapyynnön tekemiseen tai muihin vastaaviin viranomaistoimiin. Tieto ilmoituksen tekijästä annetaan yhtiön sisällä vain niille henkilölle, joiden on tarpeen saada tieto käyttöönsä asian käsittelyä varten. Tarvittaessa voimme myös pyytää ulkopuolista asiantuntija-apua asian ratkaisemiseen. Jos teet ilmoituksen nimettömänä, käsittelemme ilmoituksesi nimettömänä, emmekä tässä tapauksessa voi myöskään vastata sinulle henkilökohtaisesti.

Miten huolten käsittely etenee organisaatiotasolta toiselle ja riippumattomille osapuolille?

Suomen Malmijalostuksen organisaatio on matala, ja asiasi käsittelyyn osallistuu aina myös yhtiön johtoa. Informoimme laatimistamme vastauksista vastuullisuusvaliokunnan puheenjohtajaa vastauksen antamisen yhteydessä. Asiasi voi nousta myös yhtiön hallituksen käsittelyyn joko toimitusjohtajan tai vastuullisuusvaliokunnan puheenjohtajan arvion pohjalta. Mahdollisista yhtiön toimintaa koskevista uusista linjauksista päätetään joko yhtiön operatiivisessa toiminnassa tai hallituksessa. Jos asiassasi on syytä epäillä rikosta, se siirretään poliisin tutkittavaksi.

Millainen rooli hallituksen vastuullisuusvaliokunnalla on epäkohtien käsittelyssä?

Vastuullisuusvaliokunta Suomen Malmijalostus Oy:n hallituksen toimielimenä saa halutessaan kaikki yksityiskohtaiset tiedot meille saapuvista epäkohtia koskevista ilmoituksista. Lähtökohtaisesti valiokunnassa käsitellään kuitenkin puolivuosittain yhteenveto mahdollisista ilmoituksista ja niitä koskevista vastauksista. Valiokunnalla ei ole itsenäistä päätösvaltaa yhtiötä koskevissa asioissa, mutta se voi nostaa asioita hallitukseen.

Mitä ilmoituksia koskeva yhteenveto vuosiraportissa tarkoittaa?

Raportoimme vuosittain mahdollisten ilmoitusten aiheista ja lukumäärästä. Alkuperäisiä ilmoituksia ei julkaista tässä yhteydessä, ei myöskään ilmoittajien nimiä.

Voinko luottaa siihen, etteivät yhtiö tai sen työntekijät aiheuta minulle tai edustamalleni organisaatiolle vaikeuksia sen vuoksi, että olen ilmaissut epäkohdan?

Suomen Malmijalostus suojaa epäkohdan ilmoittajaa vastatoimilta. Käsittelemme henkilöiden ja organisaatioiden nimiä luottamuksellisena tietona ja tarjoamme mahdollisuuden ilmoittaa epäkohdasta myös nimettömästi.

Miten sivuston tietoturva on hoidettu?

Suomen Malmijalostus Oy:n verkkosivusto toimii ulkopuolisen palveluntarjoajan alustalla. Palveluntarjoajamme on sitoutunut huolehtimaan sivuston tietoturvasta.